Menyusun acara itu mirip seperti menyusun orkestra: setiap bagian harus harmonis, setiap detail punya peran, dan satu kesalahan kecil bisa bikin semuanya terasa kacau.
Sebagai event organizer di Jogja, kami sering menyaksikan dua sisi dunia acara: yang sukses bikin orang terkesan dan yang malah bikin stres karena berantakan. Nah, dalam artikel ini, kita akan bahas 7 kesalahan umum yang sering terjadi saat merancang event. Bukan untuk menakut-nakuti, tapi supaya kamu bisa lebih siap dan matang saat menggelar acara.
1. Persiapan Melewati Deadline atau Terlalu Mepet
Kebiasaan “nanti aja dulu” bisa jadi boomerang besar. Acara yang dirancang dalam waktu sempit cenderung:
- Tidak sempat melakukan survei vendor
- Overbudget karena semua serba mendadak
- Minim plan B kalau ada yang batal atau berubah
Padahal, acara yang matang biasanya dipersiapkan setidaknya 1–2 bulan sebelumnya, bahkan lebih untuk event besar.
2. Tidak Punya Rundown yang Realistis
Banyak yang membuat rundown hanya formalitas. Padahal, rundown adalah “peta jalan” seluruh acara. Kalau terlalu padat atau ngambang, bisa membuat:
- MC dan panitia bingung
- Talent tidak tahu kapan tampil
- Peserta merasa acara molor
Buatlah rundown yang realistis, kasih jeda antar segmen, dan jangan lupa koordinasikan ke semua tim.
3. Over Budget Karena Tidak Ada Simulasi Biaya
Budget event itu seperti air di ember—kalau tidak dikontrol, bisa luber ke mana-mana. Kesalahan umumnya:
- Tidak buat estimasi awal yang detil
- Tidak alokasikan dana darurat (cadangan 10–15%)
- Hanya fokus ke “harga vendor”, lupa biaya teknis lain
Saran: Simulasikan biaya dari awal, dari A sampai Z. Hitung sampai hal-hal kecil seperti ongkos parkir kru, snack panitia, dan biaya loading barang.
4. Asal Pilih Vendor Karena Murah
Murah itu belum tentu “value”. Banyak acara berantakan karena vendor:
- Tidak tepat waktu
- Hasilnya tidak sesuai ekspektasi
- Sulit diajak komunikasi
Sebelum memutuskan vendor, pastikan:
- Lihat portofolionya
- Cek review klien sebelumnya
- Tes respons mereka terhadap brief kamu
5. Tidak Ada Plan B atau Manajemen Risiko
Pernah lihat acara outdoor bubar gara-gara hujan? Atau listrik mati di tengah-tengah pertunjukan?
Skenario darurat itu nyata. Maka dari itu:
- Siapkan backup plan (misalnya tenda darurat, genset)
- Latih tim menghadapi “what if…”
- Simulasikan worst case secara mental dan teknis
Acara besar biasanya bukan yang paling mewah, tapi yang paling siap dengan segala kemungkinan.
6. Komunikasi Tim yang Tidak Solid
Kadang bukan karena konsepnya jelek, tapi karena komunikasi tim yang tidak lancar. Efeknya bisa ke mana-mana:
- Informasi nyasar atau tidak sampai
- Tugas saling tumpang tindih
- Panitia kelihatan bingung di lapangan
Gunakan tools komunikasi yang efektif (seperti grup WA, Trello, Google Drive bersama) dan buat rapat rutin minimal 2 kali sebelum hari H.
7. Melewatkan Gladi Resik (Technical Meeting)
Jangan anggap enteng gladi resik. Di sinilah kita tahu:
- Posisi panggung sudah oke atau belum
- Mic bisa digunakan atau error
- Flow acara nyaman atau terlalu cepat/lambat
Gladi resik bukan hanya formalitas. Ini adalah “uji nyali” sebelum hari H. Tanpa ini, kamu berjalan tanpa simulasi, dan risikonya sangat besar.
Acara yang Berkesan Bukan Karena Mewah, Tapi Karena Matang
Setiap event punya ceritanya sendiri. Tapi di balik cerita yang sukses, selalu ada fondasi yang kuat: persiapan yang matang, tim yang solid, dan detail yang tidak diabaikan.
Mau acara kecil di kafe atau konser besar di ballroom, prinsipnya sama: hindari 7 kesalahan ini, dan kamu sudah setengah jalan menuju event yang sukses dan dikenang.